Idag kunde vi berätta att det stora företaget MEXL överklagat kommunens hantering av en upphandling om mark- och exploateringstjänster två gånger om. Bolagets representanter är enormt kritiska till agerande från Upphandlingsenheten (som Vimmerby delar med flera andra kommuner).
– Jag har jobbat med LOU (Lagen om offentlig upphandling) tidigare och upphandlat åt kommuner. Men det här har jag aldrig sett tidigare. Det är väldigt tråkigt och tydligt att man ville ha den andra aktören som etta. Man känner väl honom sedan tidigare. Har man ringt och sagt: "Lägg dig här så vinner du"? Man förstår att folk känner varandra, men det är inte så det får gå till. Här kommer det en ny leverantör tre timmar bort. Det blir så genomskinligt och jag förstår inte att de vågar, sa bolagets grundare och ägare Marcus Larsson i den här artikeln.
Inledde förhandling med en part
Efter att anbudstiden gått ut inledde kommunen förhandling med den tidigare leverantören. Det företaget sänkte då sitt bud och blev därmed billigast och tog hem upphandlingen. De två andra godkända anbudsgivarna inledde man aldrig någon förhandling med. Men att kommunen kunde förhandla med anbudsgivarna stod det aldrig något om i upphandlingsunderlaget.
När MEXL upptäckte detta valde kommunen att avbryta upphandlingen helt och hållet. MEXL anser att kommunen i det läget borde ha strukit förhandlingen och utvärderat den ursprungliga anbuden – men kommunen valde att avbryta upphandlingen helt.
Kommunen har också gått med på att sekretessmarkera alla belopp från den vinnande aktören. Bolaget har ansett sig lida skada om uppgifterna blir offentliga – en bedömning som inget av de andra bolagen gjort.
"Förhandling är en möjlighet"
MEXL har nu överklagat både sekretessbeläggningen och att kommunen avbröt upphandlingen. Ärendena handläggs av Förvaltningsrätten.
Kommunens upphandlingschef Lars Thelin vill inte svara på frågor på telefon, utan svarar på mejl med motiveringen att ”det blir mer praktiskt”.
Hur ser du på överklagan?
”Tråkigt förstås när det sker.”
Hur ser du på kritiken som framförs?
”Då upphandlingen är överprövad väljer vi att svara på kritiken och frågorna via den rättsliga prövningen.”
Till oss säger bolaget att de aldrig varit med om något liknande. Vad tänker du om det?
”Även det förstås tråkigt men väljer att inte kommentera.”
Känner du att ni gjort något fel?
”Har vi gjort fel så kommer det framgå i pågående prövning och om så är fallet får vi lära av det och göra om och göra rätt.”
Varför ska ni ha möjlighet att förhandla efter att anbuden inlämnats?
”Förhandling är en möjlighet som finns inom Lagen om offentlig upphandling. Den genomförs efter att anbuden har öppnats, under anbudsutvärdering och innan tilldelning sker. Om förhandling kan komma att ske ska det anges i upphandlingsdokumenten. Det missades vid framtagandet av upphandlingsdokumenten. När en av anbudsgivarna kommenterade förhandlingen upptäcktes den bristen och beslut fattades att avbryta upphandlingen med intentionen att rätta underlaget och annonsera på nytt.”
Varför fick vissa aktörer möjlighet att justera sitt anbud efter upphandlingens sista anbudsdag?
”Utifrån anbudens sammanställning togs beslut att genomföra förhandling med en anbudsgivare.”
Ja, men varför?
”En av anbudsgivarna låg högre i pris för resekostnader och förhandling genomfördes med den anbudsgivaren. Jag hänvisar till vårt yttrande i frågan till Förvaltningsrätten.”
Hur mycket sänkte den tidigare leverantören sitt pris med?
”Företaget har begärt sekretess på sina priser så den frågan kan vi inte besvara.”
Var sänkningen avgörande för utfallet i upphandlingen?
”Ja, förhandlingen påverkade utfallet. Se även yttrandet till Förvaltningsrätten.”
Varför har ni maskat det vinnande företagets alla belopp?
”Anbudsgivaren har begärt sekretess på sina priser.”
Ja, men varför har ni gått med på det?
”Anbudsgivare som begärt sekretess har gjort det med hänvisning till att de kan lida skada om uppgifterna röjs. Vi har valt att bifalla deras begäran. Det är vanligt förekommande att anbudsgivare begär sekretess på delar av sina anbud. Tex vad gäller timpriser. Den upphandlande myndigheten genomför sekretessprövningen och bedömer om de sätter tilltro till anbudsgivarens begäran om sekretess. Rättspraxis visar att om ovan nämnda uppgifter röjs kan anbudsgivare komma att lida skada.
Bör man inte kunna vara transparent med sitt pris när man gör affär med offentlig verksamhet?
”Transparens utifrån totala volymer och kostnader, ja. Rimligt att tillmötesgå begäran om sekretess på detaljnivå då det kan skada anbudsgivaren.”
De andra aktörerna var ju öppna med sina priser, hur tycker du att det ser ut att ni enbart väljer att förhandla med det företag som hemlighåller sitt pris och att det leder till att företaget vinner upphandlingen?
”Det står anbudsgivare fritt att avstå från att begära sekretess eller att begära sekretess. De som väljer att begära sekretess ska kunna specificera vad som ska beläggas med sekretess och även motivera vilken skada de anser sig lida. Det är därmed anbudsgivarna själva som bedömer och fattar beslut vad de ska begära sekretess för. Även andra anbudsgivare har på andra olika sätt begärt sekretess. Inget unikt i sig. Beslut om att tillmötesgå eventuella begäran om sekretess fattas av upphandlande myndighet. I dagsläget finns det ingen vinnande anbudsgivare eftersom upphandlingen är avbruten. Avbrytandet är föremål för överprövning och vi får invänta Förvaltningsrättens beslut.
"Vanligt förekommande"
Själva grundidén med LOU – Lagen om offentlig upphandling – är att offentlig verksamhet ska få bästa möjliga kvalité till lägsta pris samt att alla aktörer ska behandlas rättvist och transparent.
Att sekretessbelägga prisuppgifter – går inte det emot hela idén med LOU?
”Det är vanligt förekommande att anbudsgivare begär sekretess på sina á-priser/timpriser med hänvisning till att de kan komma att lida skada om uppgifterna röjs.”
Är inte själva syftet med LOU öppenhet och transparens för skattebetalarna?
”Det stämmer. Samtidigt har anbudsgivare rättigheter och möjligheter att begära sekretess på vissa uppgifter för att undvika att lida skada. ”
Vad gör det för kommunen om det blir en låg resekostnad, det är väl bara bra för skattebetalarna?
”Vad som ger lägst totalkostnad är fördel för verksamheterna och därmed skattebetalarna. Ska dock baseras på en helhet av olika delar.”
Vad tror du om utslaget i domstolen?
”Väljer att inte spekulera utan avvaktar utslaget.”
Till domstolen skriver ni att det var andra skäl som gjorde att ni avbröt upphandlingen än ni skrev till anbudsgivarna. Varför berättade ni inte det direkt till dem? Eller är det bara en juridisk efterhandskonstruktion?
”Nej, det är ingen efterhandskonstruktion. Kommunen har tagit in juristhjälp för handläggning av överprövningen. Juristen har vid granskning hittat andra brister.”
Brukar ni förhandla med anbudsgivare efter att anbudstiden gått ut?
”Det förekommer. Den här upphandlingen är genomförd enligt förfarande under tröskelvärdet. Då är upphandlande myndighet fria att forma sitt egna upphandlingsförfarande. Dock ska det beskrivas i upphandlingsdokumenten.”
Företaget anser ju att det inte fanns någon brist i förfrågningsunderlaget, utan att ni själva skapade bristen. Varför kan ni inte åtgärda det på egen hand?
”Vi anser att bristen inte går att rätta utan att upphandlingen görs om.”
Har ni inte gjort ett dubbelfel här?
”Det finns brister och det är därför vi vill att upphandlingen ska göras om.”
Ser du risk för att ni åker på ett skadestånd?
”Väljer att inte spekulera i den frågan heller utan avvaktar utslaget.”
En person på MEXL säger till oss att han aldrig sett något liknande och att ni tydligt ville ”ha den andra aktören som etta”. Vad tänker du om det? Var det så det gick till?
"Nu är upphandlingen överprövad och vi väljer att svara på kritiken och frågorna via den rättsliga prövningen.”
Går inte få ut mejllistor
Upphandlingen har genomförts av en konsult. Det medför att vi inte kan få ut uppgifter om eventuella kontakter med bolaget. Lars Thelin skriver att det inte är något han kan påverka.
”De handlingar som är allmänna för den här upphandlingen har vi redan lämnat ut till er. Det som saknas är då den telefon- och mejllogg du efterfrågar och den förvaras inte hos kommunen och är därför ingen allmän handling. Vad gäller telefonloggar för kommunalt anställda i Västervik så finns inte de heller internt i kommunen utan ute hos extern part (leverantören av tjänsten) och är därför inte allmänna handlingar som kan lämnas ut”.