MEDARBETARE JOBBADE EXTRA – FÖR BOLAGETS LEVERANTÖR

Medarbetaren jobbade 100 procent på Vimmerby Energi & Miljö AB och hade en relativt hög position. På fritiden jobbade hen extra åt en av VEMAB:s flitigt anlitade leverantör – som hen själv gjorde beställningar av och godkände fakturor från. 

Det är minst sagt en mustig soppa som det externa revisionsbolaget KPMG fått röra runt i som vi ska försöka ta från början.

Medarbetaren hade tidigare varit anställd hos leverantören och bytte från leverantören till VEMAB för ett antal år sedan. Då hade hen först inget beslutsmandat hos VEMAB, men över tid fick hen en ny roll och när granskningen gjordes var medarbetaren ansvarig på VEMAB för att göra beställningar hos leverantören och den på VEMAB som godkände leverantörens fakturor.

Finns ingen dokumentation på inköpen

I våras fattade VEMAB beslut om en oberoende granskning för att ta reda på om ersättningarna till leverantören varit marknadsmässiga, följt avtal, undersöka eventuell intressekonflikt och även granska om interna regler följts i hanteringen av ärendet.

Leverantören har varit upphandlad via ett ramavtal, men i stort sett alla avrop som medarbetaren har gjort har varit muntliga. I intervju med medarbetaren berättar hen att budget för varje projekt behandlas under ett startmöte och att det sedan kontrolleras i VEMAB:s ekonomisystem. Varken startmöten eller löpande byggmöten dokumenteras. Allt tycks ha skett muntligt och från person till person. 

Vidare beskriver hen att det görs en ”grundlig rimlighetskontroll” av leverantörens fakturor samt att VEMAB även gjort inköp från bolaget som ligger utanför ramavtalet. För de bitarna finns det ingen prislista och medarbetaren har använt leverantören för ”smidighetens skull”.

Gjorde en upphandling med leverantören

Medarbetaren berättar också att hen känner ägarna av leverantören bra och ”har en god relation med dem”. 

I intervjun med medarbetaren framgår det att hen redan 2020 arbetade extra åt leverantören. Det skedde i ”mindre omfattning” för att ”hjälpa vänner och bekanta utanför arbetstid”. Först november 2022 anmälde hen en bisyssla till VEMAB. Hen anmälde då en tjänstgöringsgrad på 50 procent, men hävdar att det i själva verket handlade om 10-15 procent.

Medarbetaren har på egen hand men inte på eget bevåg också gjort en mindre direktupphandling där pris togs in från tre olika företag. Där var leverantören som medarbetaren jobbade extra hos billigast och fick uppdraget.

Överlag hävdar medarbetaren att uppdragen för och relationen till leverantören inte påverkat hans arbete hos Vemab.

Uppgifterna går isär

Medarbetarens chef har i granskningen rapporterat om hur processerna ser ut inom bolaget och berättat att hen godkände medarbetarens bisyssla, dock med villkoret att medarbetaren inte fick ta uppdrag för leverantörer som hade ramavtal med VEMAB. Där går uppgifterna isär. Medarbetaren själv menar att bisysslan godkändes utan nämnda restriktioner. 

Chefen hävdar att hen inte visste om att medarbetaren jobbade extra för just en ramavtalsleverantör. I en uppföljande intervju hävdar medarbetaren att hen ”var övertygad” om att leverantören var nämnd i sin anmälan om bisyssla, men att hen gjort en miss. Medarbetaren hävdar att det inte funnits ”någon avsikt” att undanhålla informationen om uppdragen hos leverantören.

 Slår fast svidande kritik

Vemab har ingen egen policy för medarbetares bisysslor utan använder det branschavtal som finns och man också haft en Excel-fil för att dokumentera medarbetares bisysslor. Just den här bisysslan registrerades dock först under början av februari 2024 – i samband med att revisionsfirman fick uppdraget att granska affären.  

Revisionsfirman har granskat ett gediget underlag och kommit fram till följande:

• Det finns inget som tyder på att medarbetaren varit involverad i upphandlingen av ramavtalet.   
• Prissättningen som fakturerats VEMAB har följt ramavtalet.
• Eftersom alla beställningar gjorts muntligt går det inte att granska om leveranserna från bolaget motsvarar beställningarna. KPMG menar att detta utgör en risk och att den blir värre när det i detta fall finns en ”intresse-lojalitetskonflikt”. Man har inte kunnat hitta någon avvikelse, men skriver att det heller inte går att utesluta.
• Det har saknats tydliga interna rutiner för att styra medarbetarens jobb.
• Summan som fakturerats till VEMAB från leverantören beskrivs som ”inte oansenlig”. VEMAB har haft möjlighet att konkurrensutsätta större projekt på nytt, men det har man inte gjort. Dessa uppdrag har gått direkt till leverantören. Revisionsfirman beskriver det som ”en försutten möjlighet” för ytterligare konkurrensutsättning.
• Det var inte lämpligt att medarbetaren, utifrån sin bakgrund på bolaget, genomförde en förenklad upphandling där leverantören deltog och vann. Att medarbetaren hade uppdrag hos leverantören i samma veva gjorde det ännu värre. KPMG skriver dock att medarbetarens agerande inte skett på eget initiativ. KPMG slår fast att den ”avtalsmässiga grunden” på det här området är ”oklar”.
• Det har funnits en ”uppenbar” intresse-/lojalitetskonflikt mellan bolaget och medarbetaren som riskerar att skada VEMAB:s förtroende.
• Bisysslan anmäldes i november 2022 när medarbetaren redan haft en mängd uppdrag åt leverantören, vilket KPMG ser som en brist.
• När det gäller godkännandet av bisysslan menar KPMG att det är ”svårt att se hur ett godkännande överhuvudtaget kunde övervägas i förevarande fall” och att den borde förbjudits.
• Det dröjde mer än ett år mellan att bisysslan godkändes tills att den registrerades i VEMAB:s system. Den bristen gör det förstås svårt för VEMAB att korrigera felaktiga beslut om bisysslor. ”Även detta utgör sålunda en brist i hanteringen av bisysslan från XXX:s chefs sida, vilket är särskilt besvärande eftersom bisysslan borde ha förbjudits långt tidigare (från första början). Annorlunda uttryckt har den bristfälliga hanteringen inneburit att en medarbetare vid VEMAB kunnat inneha en förbjuden bisyssla såsom godkänd under en inte obetydlig tid”, skriver KPMG avslutningsvis.

KPMG redovisade sin rapport i mitten av maj. Den berörda medarbetaren jobbar kvar på VEMAB. Hens chef blev utköpt med lön året ut redan i mars. Uppföljande artikel om händelsen kommer framöver.