Under hösten 2021 granskade Dagens Vimmerby den senaste upphandlingen kring ledarskapsprogrammet från 2020. Granskningen visade att ledarskapsprogrammet, som upphandlats 2012, 2016 och 2020, endast fått ett anbud vid samtliga tre tillfällen.
Det är från Arbetslivscoachning AB och från den konsult som Carolina Leijonram antlitat i 15 år, Erica Grawé.
Vår granskning visade att kraven som kommunen ställt är en kopia av de kvalifikationer som finns på Grawés CV. Kravställningen fick hård kritik från flera av de övriga företag som hämtade hem underlaget för att eventuellt lämna anbud.
I vår enkät svarade många av företagen att kraven var alldeles för snäva och inte stod i proportion till upphandlingens syfte. Ett flertal ansåg att upphandlingen var vinklad mot en leverantör.
”Eftersom det är mer eller mindre uppenbart att Vimmerby kommun - med sina mycket specifika, detaljerade och exakta krav på konsultkompetens (punkt 4.8.1) - vet att det finns en konsult som uppfyller dessa krav, en konsult som man från början bestämt sig för att anlita, så skulle det varit slöseri med vår arbetstid att lägga bud på en upphandling formulerad på detta sätt. Dessutom känns det både som ett ointresse för och ett nedvärderande av vår kompetens, något som det bara är onödigt att utsätta sig för”, skrev personen till oss.
Efter artiklarna tillsatte kommunstyrelsen en oberoende utredning som skulle granska förfarandet. Den har genomförts av EY och låg på kommunstyrelsens bord vid det senaste sammanträdet.
Anser att kommunen borde ha gjort mer
Bakgrunden till granskningen beskrevs av EY så här:
"Lokala medier har skrivit artiklar om upphandlingen av konsulttjänster till Kommunens ledarutvecklingsprogram. Av artiklarna framgår att upphandlingen kan ha skett felaktigt. Mot bakgrund av detta har Kommunen gett EY i uppdrag att granska huruvida upphandlingen skett i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (”LOU”)".
Enligt granskningsrapporten – eftersom endast ett anbud kom in – räckte det med att anbudsgivaren levde upp till kraven i underlaget. Enligt granskningsrapporten gjordes inte någon mer utvärdering av anbudet.
"Ingen har lämnat in anmälan om jäv i aktuell upphandling och i vår granskning har vi inte identifierat avsteg från LOU/Kommunens/Upphandlingsenhetens upphandlingspolicy", skriver EY.
Dock anser EY att det borde gjorts mer från kommunens sida för att erhålla offerter från fler leverantörer och gynna konkurrensen. Detta eftersom endast ett anbud lämnades in vid upphandlingen 2016 samt att det var ett stort medialt intresse för upphandlingen kring ledarskapsutveckling
Vimmerby kommuns köp av tjänster från Arbetscoachning AB uppgår till cirka en tredjedel av företagets totala omsättning, något som EY inte finner anmärkningsvärt.
"Med tanke på det mediala intresset för upphandlingen av ledarskapsutvecklingen anser vi att kommunen dels borde inkluderat de tidigare upphandlingarna från 2012 och 2016 i granskningen, dels accepterat våra optioner för att inkludera även eventuell information från e-postgranskning samt SKA-kraven", skriver man i granskningsrapporten.
Träffades på 90-talet
Flera av varandra oberoende källor angav att Carolina Leijonram och Erica Grawé är nära vänner. EY konstaterar att kommundirektör och konsult känt till varandra länge. De träffades för första gången på 90-talet. Men utifrån vad som frakommit kan de inte bedöma hur nära deras relation är.
"Av det som ingått i omfattningen av vårt uppdrag, har visat att Kommunen har upparbetade processer för hur upphandlingar ska genomföras och baserat på den dokumentation som har gjorts tillgänglig för oss samt den information som lämnats i intervjuer, förefaller upphandlingen ha gjorts i enlighet med Kommunens policyer och gällande regelverk. Arbetscoaching klarade Kommunens samtliga ska-krav och kom att vinna upphandlingen en tredje gång", skriver man i sin slutsats.
EY har kommit med tre rekommendationer till kommunstyrelsen. Ett förslag är att granska e-postkommunikationen mellan kommundirektören och konsulten. En andra rekommendation är att inkludera upphandlingarna från 2012 och 2016 för att analysera likheter och skillnader och därmed ges möjlighet att dra slutsats om huruvida upphandlingen var riktad till just Erica Grawé och hennes bolag Arbetscoachning. Den tredje rekommendationen är att inkludera en kontroll av intressenterna i syfte att identifiera vilka det var som visade intresse och varför de valde att inte lämna anbud.
Kommunen går inte vidare med någon av rekommendationerna.
"I vårt anbud har vi angivit två optionsmöjligheter. Att göra en rimlighetsbedömning av ska-kraven med hjälp av en jurist och/eller en HR-specialist samt att genomföra e-postgranskning i syfte att identifiera eventuell otillåten korrespondens med leverantör under upphandlingsförfarandet. Kommunen valde att inte att inte utnyttja optionen.
Av en e-postgranskning och/eller IT-forensisk granskning av mobiltelefon skulle vi eventuellt kunna identifiera om personliga relationer föreligger mellan Kommunen och Konsulten. Kommunen har satt ett takpris på uppdraget, varför EY ha behövt begränsa omfattningen av vår granskning. Kommunen har avgränsat uppdraget till att inte inkludera tidigare års upphandlingar 2012 respektive 2016 då samma leverantör, Arbetscoaching vann upphandlingen, varför någon analys inte gjorts på skillnader och likheter från de två övriga upphandlingarna. I vårt uppdrag har heller inte ingått att granska om upphandlingens ska-krav är rimliga, utvärdering, kvalifikationer hos Arbetscoaching i jämförelse med övriga leverantörer som visade intresse att lämna anbud etc", skriver EY i rapporten.
Anser att alla perspektiv belysts
Kommunen skriver så här i sin slutsats:
"I konsultrapporten finns det en option om att fortsätta att gå längre tillbaka och titta på ännu äldre upphandlingar. Vi anser att alla olika perspektiv har varit uppe för transparant genomlysning, granskning, diskussion och värdering. I trygghet av att vi har ett utvecklande ledarutvecklingsprogram avstår vi från den optionen och väljer att gå vidare framåt. Vi har fullt förtroende för de personer som är engagerade i ledarskapsprogrammet, de som genomfört upphandlingen, kommunledningen som vårdar och utvecklar programmet och upphandlad avtalsleverantör", går det att läsa.
På onsdagens pressträff förklarar Jacob Käll (C) varför:
– Vi ställer oss enhälligt bakom vårt ställningstagande. Den externa utvärderingen visar att upphandlingen har skett enligt LOU och rapporten konstaterar att det skötts enligt de riktlinjer och krav som finns. Vi begär en granskning av den upphandling vi är ansvariga för och tycker inte att vi ska gå tillbaka och titta på tidigare upphandlingar. När det gäller e-postgranskning kommer vi heller inte gå vidare. Ett skäl är att det inte går att få ut historisk e-post så långt tillbaka, säger han.
Han säger att man fortsatt har fullt förtroende för alla berörda aktörer och utbildningen ger bra resultat.
– Ingenting pekar på att något skulle ha gått otillbörligt till, säger han.
En längre intervju med kommunalrådet Jacob Käll kommer senare på sajten.