För en tid sedan berättade Dagens Vimmerby att en medarbetare på VEMAB fått tillåtelse att ha ett extraknäck som motsvarade 50 procent av en heltid hos en av bolagets största leverantörer.
Samtidigt var medarbetaren ansvarig för alla VEMAB:s inköp från det berörda bolaget – och godkände fakturorna. Vi har nu granskat fakturorna från leverantören och totalt handlar det om 122 stycken mellan 1 januari 2022 och 9 september i år.
Totalsumman landar på 41,1 miljoner kronor under tidsperioden.
– Jag kan bekräfta att det finns en medarbetare som har haft en bisyssla som har varit godkänd från vår sida och som varit hos en av våra större leverantörer. Man har kunnat jobba samtidigt för oss och en leverantör. Det är högst beklagligt och det är något som vi ser mycket allvarligt på. Det finns stora risker för intresse- och lojalitetskonflikter och det är ytterst olämpligt ur alla avseenden när vi är ett offentligt bolag. Vi lever mycket på förtroendekapital. Vi ägs av kommunen, ytterst av kommuninvånarna och det är viktigt att man håller hårt på hur man uppträder och det uppdrag som vi har. Så det är mycket allvarligt, säger Olle Fogelin i en intervju med DV.
Konkret: vilka risker för bolaget ser du i just det här fallet?
– Nu har vi ju gjort den här utredningen och som tur är så har ju den inte kunnat påvisa några ekonomiska oegentligheter. Det är ju något som är positivt då, men de stora riskerna är ju naturligtvis att det blir otydligt och därmed att det finns risker för att man inte gör på rätt sätt. Vi är ju styrda av väldigt många olika lagstiftningar och det är viktigt att vi förhåller oss till det så nej, det är inte bra.
Hur kan det bli så fel?
– Jag tror att det är ganska många olika faktorer. Dels så har vi en del utmaningar hos oss, och det har ju framgått i en del andra artiklar. När det gäller det här med upphandling och avtal så det är inget nytt men vår organisation har varit klent bemannad inom de här områdena. Vi måste stärka kompetensen och till viss del också antalet resurser. Men det är ju saker som vi håller på att förändra. Jag har ju varit här i snart två och ett halvt år och när en ny person kommer in, oavsett om det är jag eller någon annan, så tittar man ju på verksamheten för att lära sig hur verksamheten fungerar och då lyfter man på en sten för att ”okej, hur ser det ut här då?” Nu har ju jag under min period här lyft på ett antal stenar och det har inte riktigt sett helt okej ut.
När fick du reda på detta?
– Det var i februari i år.
Hur agerade du då?
– Min första fråga var ju, finns det en bisyssla godkänd? När det konstaterades tillsatte vi en extern oberoende utredning för att se till att det inte begåtts några oegentligheter. Det beslutet tog jag direkt, men förankrade det med styrelsen. Jag insåg ganska snabbt att det här kunde bli mycket problematiskt. Jag drog även in bisysslan så fort jag fick kunskap om den.
"Det är oetiskt helt enkelt"
Bisysslan godkändes av medarbetarens närmaste chef i slutet av 2022, men enligt rapporten har medarbetaren arbetat för leverantören redan innan dess. Utöver det hade hen tidigare jobbat för det berörda bolaget på heltid i fem-sex år innan personen bytte till VEMAB.
Chefen som godkände bisysslan blev utköpt av VEMAB under den externa granskningen. Kostnaden för det landade nära 700 000 kronor. Olle Fogelin vill inte svara på om det finns en koppling mellan den här händelsen och utköpet.
– Som medarbetare på Vemab måste man känna sig trygg i att vi liksom inte kommenterar saker som har med anställningsförfaranden att göra oavsett vad det handlar om så jag vill inte kommentera det. Det är oetiskt helt enkelt och man ska inte behöva känna en oro för att läsa i media om vad som händer. Jag måste hålla hårt på den biten.
Jag tänker att du kan kommentera hur du ser på medarbetarnas agerande?
– Jag tycker att det framgår ganska mycket i rapporten. Rapporten KPMG har gjort är ett väldigt utförligt arbete och det går ju att följa hur både medarbetaren och chefen agerat. Det är högst olyckligt. Det som har hänt… det är inte bra på något sätt.
Hur ser du på ditt ansvar för att det här kunde hända och pågå under en ganska lång tid?
– Ja, som jag har sagt tidigare, så har man som högsta chef alltid ett yttersta ansvar och det har jag ju agerat på genom att vi har gjort den här utredningen omedelbart när det kom till min kännedom. Vi har ju en bred verksamhet och jag måste ju ha en tillit och tilltro till att mina närmsta chefer gör ett bra jobb. Jag kan inte hålla detaljkoll på precis allting. Sen är det mitt ansvar ändå på något sätt och jag anser väl att jag har gjort så gott jag har kunnat. Det finns ingen tvekan om att jag har agerat direkt när jag har fått kännedom om det, sedan får andra berömma om jag gör ett bra jobb eller inte.
Borde bisysslan hamnat på ditt bord tidigare?
– Det finns ingen generell instruktion i bolaget att närmaste chef ska gå till högsta chef för att få mitt godkännande i det här fallet, men det är ju synnerligen olämpligt att bisysslan godkändes. För det första så är det ju en bisyssla på 50 procent och det faller ju på en orimlighetens gräns redan där. Om du har ett heltidsarbete så kan man inte jobba halvtid någon annanstans också. Det funkar liksom inte och det är inte det som är avsikten med en bisyssla. Därtill blir det ju mycket, mycket olämpligt eftersom det är en stor leverantör till oss som bisysslan är godkänd till. Är man som chef osäker så är det klart att min dörr är öppen för att diskutera frågan. Om jag hade fått frågan så hade jag naturligtvis sagt att det är fullständigt omöjligt och orimligt.
Varför anmäldes inte bisysslan in i den fil ni har för att registrera bisysslor?
– Det vet inte jag och det är ju naturligtvis en stor brist vi har. Vi har en del behov av utveckling i våra interna rutiner, men när det gäller bisysslan så har det varit tydligt internt om hur vi ska göra och förhålla oss till den här typen av dokumentation.
Ni har tillräckliga riktlinjer känner du?
– I förhållande till att vi har en del brister i övriga riktlinjer så är det bland det tydligare. Sen hade jag väl önskat att det hade varit ännu tydligare, absolut.
Ni har det här i en Excel-fil där man inte kan se när förändringar gjorts och det får ni också kritik för. Varför är det så?
– Jag håller med dig och kan bara konstatera att det är en brist.
Har ni ändrat det idag?
– Nej, vi har inte gjort om själva excelfilen, men vi håller ju på med ett ganska omfattande förändringsarbete. Det är många saker som vi behöver jobba med på ett annat sätt än vad man då har gjort på en väldigt lång tid.
Det kommer förändras?
– Ja, jag kan inte säga exakt hur slutresultatet kommer bli när det gäller den delen. Men nu jobbar vi igenom en mängd olika saker och det är en del i det.
Har behållit sina arbetsuppgifter
Efter att utredningen blev klar anlitade VEMAB arbetsrättslig expertis för att få vägledning i ärendet. Medarbetaren är kvar i bolaget med samma arbetsuppgifter.
– Rent allmänt kan man säga att arbetsgivaren har ett stort ansvar i att informera om saker och ting. Det handlar om arbetsprocesser, rutiner och så vidare. Som medarbetare har man ett ansvar att göra så gott man kan, men det är stor skillnad gentemot en chef som har ett mycket större ansvar. Medarbetaren har inte agerat särskilt bra, utan dumt, men när man kopplar in arbetsrätt och tittar på det så faller inte ansvaret så tungt på medarbetaren själv. Det är inte ur arbetsgivarskäl klandervärt att vara okunnig i vissa frågor. Däremot så faller ju ansvaret mycket tyngre på en person i chefsställning.
Betraktar du det här som ett som ett tjänstefel från medarbetarnas sida?
– Ett tjänstefel är det ju inte därför att personen har ju trots allt pratat med sin chef att jag håller på med det här. Det är en bedömning som jag har haft hjälp att göra utifrån det som framkommer i KPMG:s rapport. Efter rapporten fick vi göra ytterligare ett jobb och där har jag anlitat andra experter för att se hur vi ska hantera det här.
Gör du en annan bedömning när det gäller tjänstefel runt chefen?
– Som jag sa tidigare så har man som chef ett mycket större ansvar och i det här fallet så har chefen inte skött sina åtaganden på det sätt som är förväntat.
Om utköpet inte var genomfört redan, hade det varit skäl för uppsägning?
– Som jag sa tidigare så vill jag inte gå in och diskutera arbetsrättsliga förhållanden. Så jag kan bara konstatera att jag använder mig av arbetsrättsliga experter och så får man göra en bedömning från fall till fall. Jag kan inte bemöta det rakt upp och ner vad bedömningen blev där, men agerandet där är mycket allvarligt. Det här är synnerligen dåligt hanterat.
Har du förtroende för medarbetaren som är kvar?
– Ja, det har jag. Personen som är kvar här gör ett väldigt bra jobb arbetsmässigt. I det här enskilda fallet så var det inte något bra omdöme och inget bra beslut. Jag har haft ett allvarligt samtal med personen och jag tror och hoppas att det här kommer att fungera. Det framgår ju också av rapporten att vi har haft bristande rutiner. Medarbetaren har varit lösningsorienterad och jag kan väl kanske ibland förstå det när det inte finns rutiner, stöttning och så vidare, så löser man det så gott det går på egen hand. Det fungerar i ett privat bolag, men inte för oss.
Har personen fått förändrade arbetsuppgifter?
– Det beror på vad du menar. Bisysslan blev ju indragen direkt naturligtvis innan den här rapporten var klar. Den drog jag in så fort den kom till min kännedom. När det gäller själva arbetsuppgifterna på daglig bas så jobbar personen med samma arbetsuppgifter.
Hen har fortfarande kontakt med den här leverantören och beställer jobb?
– Vi har ju ett upphandlat avtal med dem, så det gör hen, men vi har ändrat våra rutiner i form av hur olika dokument ska se ut. Vi är inte i mål med detta, men vi håller på. Just när det gäller inköp måste vi få ett bättre stöd. Jag tycker arbetet går framåt, men det tar lite tid.
Godkänner medarbetaren fortfarande fakturor?
– I de projekten som medarbetaren jobbar så måste ju hen godkänna fakturor, men det är en annan chef som tar nästa steg i godkännandet. Vi har även kopplat in vår ekonomifunktion på ett annat sätt än tidigare. Vi har en annan kontroll, men jag kan inte idag säga att det är exakt så som det borde.
Varför är det så?
– Vi är så få personer så jag har inte så många personer att välja på. Där hamnar vi i ett svårt läge, vi är för få individer för att klara av att byta rakt av.
Hade det varit önskvärt?
– Ja, det hade väl varit lämpligt, men det är i praktiken mycket svårt för oss att göra på det sättet baserat på att vi är så få individer.