En stor del i kritiken mot VEMAB som riktas i KPMG:s rapport handlar om bristen på dokumentation. Bolaget kan inte konstatera att fusk med fakturorna förekommit – men inte heller utesluta det.
”Mot bakgrund av detta (att alla inköp gjorts via telefon, red. anm.) är det förenat med betydande svårigheter – för såväl intern eller, som i det här fallet, extern part – att jämföra leverans mot vad som faktiskt beställts av leverantören, om ens överhuvudtaget möjligt”, skriver KPMG i rapporten.
Samma medarbetare har sedan godkänt fakturorna. Den närmaste chefen har visserligen gjort stickprov för att kontrollera vissa fakturor, enligt rapporten.
För att summera förfarandet så ser det alltså ut såhär.
- En medarbetare på VEMAB jobbar extra för en av bolagets största leverantörer.
- På två och åtta månader gör medarbetaren inköp på 41 miljoner från just det bolag som hen jobbar extra för.
- Inget av inköpen är dokumenterade.
- Medarbetaren godkänner själv fakturorna från leverantören.
”Det är mycket dåligt”
Det går alltså överhuvudtaget inte jämföra VEMAB:s beställningar med leverantörens fakturor. Vemabs vd Olle Fogelin är självkritisk.
– Som du ser i rapporten så är det ju mycket telefonavrop som det handlar om och det har varit olika muntliga beställningar vid möten. Jag tycker det är mycket dåligt att det har blivit på det sättet. Det är inte alls bra, utan man måste få till dokumentation på beställningar kopplat till avtal och man behöver också jobba med förnyad konkurrensutsättning när man har den möjligheten i ramavtalsdelen. Vi har varit svaga på vår inköpshantering och det är ett förbättringsarbete som håller vi på med.
Upptäckte du det i samband med det här eller har du haft kännedom om det sedan tidigare?
– Om vi pratar generellt så har jag ju sett en brist på dokumentation på olika håll. Vi håller på med att ta fram ett nytt verksamhetssystem som stipulerar rutiner och processer etcetera. I den här typen av bransch måste vi ha dokumenterade arbetsprocesser. Vi är på god väg, men som jag berättat tidigare klarar vi inte det här själva utan vi måste ha hjälp av tillfälliga kompetenser.
Det handlar om över 40 miljoner. Varför finns det ingen dokumentation?
– Det handlar om många mindre poster och det handlar om jobb som vi gör nästan varje dag. Ackumulerat blir det väldigt mycket pengar och vi måste ha bättre rutiner för att säkerställa hur vi jobbar med våra leverantörer. Det handlar ju om alla områden.
Är det en brist hos den här medarbetaren eller i företaget?
– Det är brist i kunskap hos våra medarbetare rent allmänt och det är en brist hos vår kontrollfunktion. Det är en kombination av många saker och som medarbetare så har man kanske inte helhetsbilden i ekonomibiten.
I rapporten slår man fast att man inte hittar något som tyder på ekonomiskt fusk, men det går ju inte heller undersöka. Hur ser du på det?
– Där kommer ju bristen på dokumentation in. Den blir ju väldigt uppenbar om man pratar om just den biten. Vet vi inte dokumenterat vad vi har beställt så blir det ju väldigt svårt att i slutändan säga att den fakturan motsvarar inte det vi har beställt.
Det ser inte likadant ut i hela verksamheten?
– Nej, det gör det inte. Men jag vill naturligtvis att vi stärker våra rutiner över hela linjen och ser över hur jobbar vi med de här frågorna. Jag kan inte kommentera det mer än vad KPMG har kommit fram till. De har fått helt fria händer att granska vår bokföring, leverantörens bokföring och gjort intervjuer. De har inte kunnat konstatera några ekonomiska oegentligheter och det är ju väldigt skönt att de inte kunnat göra det. Men vad som ligger utöver det? Det kan jag inte kommentera, för jag har inte någon annan syn på det. Att det finns möjlighet till fusk? Ja, det gör det väl alltid. Vill någon tillskansa sig ekonomiska kompensationer, så går det ju alltid att fuska på olika sätt.
Men i just det här specifika fallet, känner du någon oro över att det har varit fusk med de här fakturorna?
– Nej, jag känner mig trygg i att vi har haft en bra undersökande part här. KPMG har bedrivit sin utredning självständigt utan något som helst inflytande ifrån någon här i verksamheten och jag får förhålla mig till det de har kommit fram till. Sen handlar det om att vi måste stärka våra interna rutiner på många olika områden.
Har ni efter rapporten gått igenom fakturorna i efterhand och stämt av så gott ni kunnat?
– Det har gjorts en ordentlig genomlysning av KPMG och efter rapporten har jag haft möten med leverantören. Vi har gjort ett antal olika saker.
Kan du gå in på det konkret?
– Nej, men alltså vi granskar ju fakturorna på ett annat sätt idag. Vi har tydliggjort vem som granskar fakturorna. Vi är få personer och det finns ett ekonomisystem där man attesterar i olika nivåer och då gäller det ju också att man faktiskt vet vad det innebär med en attest. Vad är det jag garanterar då? Jo, att det vi har beställt har levererats och att det är rätt saker som har levererats i förhållande till fakturan. Vi jobbar mycket med de här frågorna på många olika sätt.
När projektledaren gör beställningar av det här företaget idag, hur gör hen då?
– Jag har inte kontrollerat det inför för vårt möte idag. Jag hoppas ju att hen hanterar det på ett annat sätt.
Hur bör det gå till?
– Ja, hen bör ju göra skriftliga beställningar.
Beror bristen på dokumentation i det här fallet på att det saknats riktlinjer eller att riktlinjerna inte följts?
– Tittar man i det här ramavtalet som det handlar om, så står det att det går bra med muntliga beställningar. Sen är det ju min övertygelse om att det skrevs ju inte för de här nivåerna. Det är ju mer tänkt för akutjobb. Är det planerade jobb som ska göras så är det ju inte okej. Och sammantaget så nej, men vi har för dåliga rutiner hos oss som jag har sagt tidigare och det håller vi nu på att förändra med en mängd olika insatser.
Är du förvånad över att det finns att det har funnits såhär allvarliga brister i bolaget? Det är svårt att förstå att det år 2024 går att göra beställningar på över 40 miljoner utan någon dokumentation.
– Jag måste väl säga ja på den frågan. Det såg inte riktigt ut som det borde göra i det här företaget och det har ju dykt upp en del saker så utmaningarna är stora för oss. Jag försöker att göra ett så bra jobb jag kan. Vi håller på med ett omställningsarbete. Sedan skulle jag säga att det är en fördel att jag kommer utifrån, för jag kan ju ställa massa frågor för att jag inte har den historiska biten. Samtidigt så är det inte så att vi är unika i VEMAB på något sätt, utan det är klart att det finns brister i många andra liknande verksamheter också.
Hur tror du att förtroende för er påverkas av det här?
– Som jag sa inledningsvis så jobbar vi i en sektor där förtroende är mycket viktigt och jag vill jobba med transparens. Vi sitter ju här idag och pratar om riktigt jobbiga frågor. Jag försöker att vara så transparent som möjligt.
”Inte ovanligt att utgifter varierar”
Olle Fogelin anser inte att 41 miljoner är en orimlig nivå inom den här sektorn under en period på två år och drygt åtta månader. När vi jämför utgifterna under den här perioden med 2019-2021 så har kostnaden ökat med cirka tio miljoner – trots att det är fyra månader färre inräknade.
Är 41 miljoner en siffra som du reagerar på?
– Jag har inte satt mig ner och jämfört siffror med tidigare år. Men jag vet ju att den här typen av jobb kostar mycket pengar. Det är inom ett område där vi har ett en stor underhållsskuld. Sedan kan man ju titta på om man ska dela upp det på flera leverantörer? Det borde vi sannolikt ha gjort, men jag är inte helt insatt i alla detaljer i avtalet. Det är sådan sak som vi behöver jobba med framöver, men själva summan är ingenting som jag reagerar över.
Jämför man med 2019-2021 så var inköpen inom den här sektorn tio miljoner högre mellan 2022-september 2024. Hur ser du på det?
– Generellt kan jag säga att det inte är ovanligt att kostnaderna för denna typ av utgifter varierar kraftigt från år till år. I princip räcker det med att till exempel initiera ett plötsligt akut större jobb för att kostnaden för det året drar iväg. När det gäller åren 2019–2021 innehöll perioden två pandemiår, då det rådde lågkonjunktur och ekonomisk osäkerhet. Under sådana förutsättningar stannar många investeringsprojekt upp.
När du ser den här jämförelsen – upplever du att risken för att fusk förekommit stigit?
– Utredningen från KPMG visade att under den tiden medarbetaren hade fått en godkänd bisyssla fanns det en uppenbar intresse- och lojalitetskonflikt. Ja, att medarbetaren både kunnat beställa tjänster samt attesterat och konterat fakturor, samtidigt som denne arbetade extra och fick lön från leverantören i fråga. Det i sig är mycket allvarligt. Jag vill också förtydliga att det var medarbetarens chef som godkände den kontroversiella bisysslan, och det skulle inte gjorts. Medarbetaren har inte kvar bisysslan sedan vi fick kännedom om detta. Men med detta sagt har det inte framkommit någon avvikelse i prissättning av entreprenadtjänster utifrån ramavtalet, det vill säga leverantören har fått betalt för det den ska få betalt för, inte för mer. När det gäller perioden före KPMG:s utredning har det så vitt jag kan bedöma, utifrån de uppgifter jag har i dag, inte funnits någon grund till vidare utredning.
Bedömer du att leverantören haft en fördel av den djupa relationen med er medarbetare?
– Jag kan inte ha någon åsikt om det egentligen, utan jag får förhålla mig till KPMG:s rapport. Samtidigt så är ju Vimmerby en liten kommun och man får ju också ha en respekt för att det blir väldigt svårt för oss att hitta medarbetare om de inte får ha någon connection till våra leverantörer. Därför är det viktigt att man hanterar intressekonflikter på ett bra och ett transparent sätt och det är det som har gått snett i det här fallet.
Avtalet med VEMAB har varit en guldgruva för leverantören vars omsättning stigit från cirka 30 miljoner till ett snitt på 53 miljoner 2022-2023. Vinsten har också ökat. 770 000 2021 blev 5,4 miljoner 2022 och 3,4 miljoner 2023.
”Inte unikt för det här fallet”
Medarbetaren genomförde även en direktupphandling på egen hand som leverantören – hans andra arbetsgivare – vann. Bolaget låg ett par kronor billigare än tvåan och trean i upphandlingen. KPMG anser att det var olämpligt att medarbetaren genomförde upphandlingen.
– Det har ju ingått i KPMGS uppdrag, de har ju tittat på den delen. Det jag kan säga är att den delen borde ha ingått i ramavtalet också. I den nya upphandlingen som kommer så tror jag att man kommer att tänka på ett annat sätt. Ska man göra ett jobb och så saknas en väsentlig del, då blir det ett lösningsorienterat sätt.
Kan ni utesluta kontakter mellan medarbetaren och leverantören när det gäller direktupphandlingen? Rent konkret skulle hen ju bara ha kunnat ringa och berättat om de andra företagens pris.
– Så är det ju i alla lägen. Det är ju inte unikt för det här fallet. Vill man som beställare läcka information så kan man ju göra det i alla lägen. Det är ju möjligt att det har hänt här, men det kan ju hända vilken upphandling som helst.