Har man en personalbudget när man bygger en organisation?
– Ja visst har man det. Personal är en väsentlig del av kostnaderna i välfärdssektorn.
Varför har antalet kommunalt anställda ökat så mycket under de sista fem åren?
– I grunden finns formella krav på vad en kommun är skyldig att leverera. Beslut kring kvalitetsnivåer och ambitionsnivåer fattas av politiken. Diskussionen pågår ständigt här inom politiken kring kvantitet och kvalitet och vad vi har möjlighet att erbjuda
kommuninvånarna. Demografin förändras vilket påverkar att vi framför allt behövt förstärka med fler medarbetare inom vård och omsorg och den utvecklingen kommer att fortsätta.
– Vi blir dock färre barn och unga totalt sett men om nuvarande struktur bevaras så kräver den även fortsatt ett visst antal medarbetare inom olika områden som lärare, kost och lokalvård inklusive ledningspersonal för att få verksamheten att rulla. Sedan handlar det tex om nya krav för att rusta upp med anledning av säkerhetsläget. Vi gör och behöver även fortsatt kontinuerligt analysera tillgängliga fakta. Vi tjänstepersoner fyller verksamheter med så mycket nytta vi kan för kommunens invånare och på ett så resurseffektivt sätt vi kan. Beslut om ändrad eller minskad ambition är politiska
ställningstaganden.
I andra kommuner kombinerar man exempelvis tjänsten som Kommunikationschef, med andra befattningar. Hur gör man i Vimmerby, kombineras befattningar?
– Ja det är så det ser ut. Vi har ju tex ingen kultur- och fritidschef. Det ansvaret och den verksamheten delades upp mellan utvecklingsavdelningen och den administrativa avdelningen när både nämnd och förvaltning avvecklades 2015. Vi har nu en kommunikationschef som också har chef/och ledaransvar för den administrativa avdelningen i kommunen. Där ingår förutom kommunikation - ansvar för kansli, överförmyndarverksamhet för fyra kommuner (vi samverkar med Åtvidaberg, Kinda och Ydre med bas i Vimmerby). Inom avdelningen finns också kontaktcenter, bibliotek, vaktmästeri samt Näktergalen. I Vimmerby har vi på kommunikationsenheten en kommunikationsstrateg och en kommunikatör anställda.
Om budgeten inte räcker, tillsätter man personal ändå? Tycker det är en högst relevant fråga eftersom en företagsverksamhet inte kan göra det.
– Ibland måste man det ändå, på grund av lagkrav. Det som händer då är att man måste se över var pengarna kan tas. Vimmerby kommun har i många år räddats av det vi kallar “finansen”, dvs låga räntor samtidigt som börsen har gått upp och skapat tillväxt av våra pensionspengar.
– Så är det inte längre, istället har vi inflation som gör skolmaten dyrare, räntehöjningar som gör lånen dyrare. Vi har att förhålla oss till olika parametrar som kommunalskatt och statsbidrag samt kostnads- och inkomstutjämning.
Men om det nu inte finns mer pengar, om man inte kan omfördela?
– Då får man strukturera om sin verksamhet, se om den kan göras till lägre ambition. Sedan skiljer vi på besparingar och effektiviseringar. Effektiviseringar ska alltid ske inom ramen för de förutsättningar vi har. Besparingar är det som ges som uppdrag från olika nämnder till kommunens olika förvaltningar där till exempel verksamheter kanske behöver prioriteras bort eller där ambitionsnivåer eller utbudet minskas.
En kanske naiv fråga, men ändå vanlig: varför finns det ingen mall hur en kommun ska besättas, utifrån alla lagkrav som finns?
– Jo det finns beräkningar i grunden. Sedan är det som vi säger “det beror på”. Det handlar om demografi, geografi, vilken typ av verksamhet det handlar om som hur komplex verksamheten är eller om den är rutinartad, om den är föränderlig eller stabil och så vidare.
Mallen skulle kunna vara en likadan kommun med samma förutsättningar?
– Ja, men det är oftast inte samma förutsättningar. Jämför man kommuner så är det grova jämförelser. Det finns alltid skillnader både till det bättre och sämre.
– Vi studerar ständigt hur andra kommuner sköter sitt jobb, och utreder alltid om vi ser att någon gör det bättre än vi. Vi är ständigt öppna för de bästa lösningarna.
Vimmerby kostar mer än jämförbara kommuner, och om det finns en mall borde det väl inte göra det. Varför är det då så?
– Beror på olika orsaker; vi blir färre invånare, framförallt minskar gruppen barn och unga men även invånare i arbetsför ålder, vi har fler äldre som är i behov av insatser. Vi måste våga anpassa oss, och samtidigt satsa på att vi fortsätter utveckla vår attraktivitet. Det är ett mycket komplext arbete om man ska se till att helheten går ihop och inte bara varje enskild del.
– Vi jämför oss med andra på alla punkter. Vi ligger på en högre kostnad om vi jämför med “standardkostnaden” både när det gäller den verksamhet som bedrivs inom socialnämndens verksamhetsområde som inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde. Vi har den struktur vi har tills något annat bestäms av den politiska ledningen. Som tjänstepersoner ska vi se till att fylla den struktur vi har med så mycket nytta vi bara kan för de resurser som står till förfogande.
Ingvar Kamprad kollade själv många av sina varuhus. Att vidmakthålla tillit innebär kontroller. Är du ute i verksamheterna?
– Jag/vi gör verksamhetsbesök. Jag tar alla tillfällen jag kan, till att lyssna och fånga in signaler från vår kommunkoncern. Här spelar samverkan med våra fackliga aktörer också en mycket stor roll. Samverkan är en väldigt viktig grundbult för mitt vardagliga arbete. Den information som jag många gånger fått från dem har varit avgörande i många fall. Jag är så tacksam över att vi som arbetsgivare har det förtroendet att man framför saker som är viktiga för oss utifrån arbetsmiljösynpunkt, men som också kan kopplas till ekonomi och kvalitetsaspekter på våra tjänster.
Jo, men är du regelbundet ute? Har du schemalagt att du ska göra besök i verksamheterna?
– Ja. jag är på inbokade verksamhetsbesök, senast för ett par veckor sedan, på kontaktcenter/bibliotek och överförmyndarverksamheten. Jag var på Södra VI skola för ett tag sedan och även Vidala. Sedan arbetar jag/vi efter en strategisk ledarmodell, där det finns ett tydligt uppdrag till alla förvaltningschefer och under dem till alla verksamhetens ledare.
Det finns många chefer i alla kommunala verksamheter, men framförallt skola och social omsorg. Varför?
– Det har att göra med betydelsen av antalet medarbetare/chef. Vi kallar det ”Kontrollspann” och det är den modell vi strävar efter. Forskningen anger att en chef som har direktrapporterande medarbetare kan ha max mellan 10-35 medarbetare på sitt ansvarsområde. Det är alltså belagt genom forskning.
Det skiljer inte på hur duktig chefen är då?
– Jovisst, men vi talar generellt. Det är en ständig jakt på att få en optimal organisation, men forskningen baseras på att alla ska ha rimliga uppdrag, hur många är det möjligt att ha utan att drabbas av ohälsa? Då får vi sjukskrivningar istället. Människor är sedan i olika skeenden i livet. Det måste vi som alla andra arbetsgivare ta hänsyn till. I vissa lägen har man en pressad situation, antingen hemma eller på jobbet. Det är viktigt att ta med det i resonemanget.
– Vi försöker arbeta på att utveckla arbetet med hjälp av något som kallas “friskfaktorer” som har en stabil bas i forskning. Vi ska göra det med stöd av organisationen ”Sunt Arbetsliv” som är en partsgemensam organisation mellan arbetsgivare och fack. Det här ska vi göra tillsammans med konceptet "Utvecklande medarbetarskap” som går helt i linje med varandra. Var och en som läser om grunden kan se att det är inga konstigheter utan det säger sig egentligen självt. Vi vet ju alla vad vi mår bra av och vad som känns mindre bra på våra arbetsplatser. Det vi ska utveckla handlar istället om att vi gör och handlar mer i den andan. Det är i handlingen vi bedöms och utvärderas och där vi kan utläsa resultat tex av en god arbetsmiljö, inte i policys, riktlinjer eller ens avklarade kurser eller utbildningar. Det betyder inte att en sådan grund inte behövs. Men vi ska nu ha betydligt mer fokus på att “görandet” ska vara i linje med det vill åstadkomma.
Är ”Sunt arbetsliv” trovärdigt? Inom sjukvården i Gävle övergick man tidigare i år på prov till 4-dagarsvecka för att man femte dagen ska ha utbildning, utveckling och återhämtning. I en artikel pratar man om att man till och med kan ta en skogspromenad den femte arbetsdagen. Sådant gör man inom privat näringsliv lördag - söndag. Sjuksköterskor ska jobba 80/20 (20 procent återhämtning) men ha 100 procent lön. Är det hållbart med nuvarande skatteuttag?
– Vi tycker Sunt Arbetsliv ger ett gott stöd för oss, vi behöver inte själva komma på vad som är framgångsrikt utan utgår från deras vägledning som baseras på forskning. De exempel som du nämner är inte aktuella hos oss.
Men är det inte som att förhandla med sig själva, återigen? Vad har arbetsgivaren att sätta emot? Båda parter är ju anställda, också politikern. Hur kan man nå en ansvarsnivå som skärper arbetsgivarnivån (skattebetalarnas representant)?
– Jag tror att man tar sitt arbetsgivaransvar på allvar.
Jo men det finns ju inga konsekvenser, varken politiker eller chefstjänstemän går ju i konkurs för att alla anställda den femte dagen ska ta en skogspromenad och återhämta sig på arbetstid?
– Nu finns inte detta i Vimmerby, inte ens på försök, det är inte aktuellt. Jag kan inte se att vi tar så lätt på uppgiften men givetvis är det annorlunda att vara privat egenföretagare med lån och borgen och vad det kan vara. Men budgeten är ett tillräckligt styrmedel för oss, vi. liksom den politiska ledningen, tar den på stort allvar.
Men kommunen går ju inte i konkurs.
– Nej, men det kan få andra konsekvenser. Vi har åtaganden som pengarna ska räcka till, det förstår nog våra medarbetare också.
Så när ni lägger sparpaket förstår fackförbunden detta?
– Ja, det tror jag absolut. Vi har haft och kommer fortsätta ha dialog om de effektiviseringar/besparingar som krävs. Vi kommer inte alltid vara överens, vi har våra olika roller. Däremot kan vi tillsammans se till att fattade beslut verkställs på ett så bra sätt som möjligt med en hög delaktighet av våra medarbetare. Det finns olika sätt att göra saker på, olika politiska prioriteringar och givetvis trycker alla att den egna verksamheten är viktigast. Det är hela tiden avvägningar och prioriteringar och dessa gör inte vi tjänstemän, vi gör det politiken ger oss i uppdrag att göra.
När Sparpaketen kommer: Det känns lite som man förhandlar med sig själva återigen, man är alla anställda och uppbär lön av skattebetalarna. Tror du det får betydelse när man lägger en budget?
– Nej, inte i Vimmerby kommun i varje fall.
Vad var senaste sparpaketet?
– Det pågår parallella processer inom barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och kommunstyrelsen, så det är stora sparpaket som läggs från tid till annan. Först är den interna processen oerhört viktig. Det handlar om att berörda medarbetare ska få rätt information i rätt tid och även vara delaktiga om det är möjligt. Det handlar också om berörd behovsgrupp, kan tex vara en föräldrar på en förskola som ska få rätt information i rätt tid och om möjligt göras delaktiga. Parallellt pågår fackliga processer. Därefter blir förslag till beslut eller beslut offentliga och kommer ju att beskrivas av media. På kommunstyrelseförvaltningen är vi precis inne i fasen verkställighet som ska ge en nyttoeffekt på knappt 7,8 mnkr år 2024.
Ligger felet i att politiker i riksdagen, som inte betalar den kommunala fakturan, bestämmer vad som ska göras?
– Det har jag svårt att ha någon uppfattning om, men visst kommer det riksdagsbeslut till oss som vi sedan i kommunen får finansiera.
Är politikens ansvar för lågt?
– Nej, de har det yttersta ansvaret.
Är politikens kunskap för dåligt?
– Demokratin i vårt land är till stor del uppbyggd på fritidspolitikers engagemang. Jag har mycket stor respekt för de personer som väljer att vara engagerade.
Frågar politiken ut sina tjänstemän vad som orsakat övertrassering?
– Ja det tycker jag, men jag försöker arbeta på ett sådant sätt så det inte ens ska behövas. Vi ska vara transparenta och hela tiden hålla vår politiska ledning uppdaterade om händelser av olika slag.
Varför sjukskriver sig medarbetarna?
– Jo, det är stort politisk fokus på detta nu. Vi ser att finns höga sjukskrivningstal på enskilda arbetsplatser, inom lokalvård och kost men mest inom äldreomsorgen. Och de flesta är kvinnor. En stor grupp är under 30 år. Kanske är det svårt för många att få ihop sitt livspussel. Det är småbarnsföräldrar och kraven växer på de vuxna i familjen, samtidigt som jobbet är påfrestande. Det är en fråga vi försöker knäcka, och glädjande har vi minskade tal. Men det är fortfarande för högt.
Har ni analysen klar – och åtgärderna?
– Nej, inte fullt ut. Men den politiska ledningen och vi jobbar tillsammans i frågan och försöker hitta en väg framåt. Vi fokuserar just nu mycket på att stärka det som vi vet skapar hälsa, det vi kallar friskfaktorer. Här har vi planer på att stärka upp det arbetet rejält.
Är det också chefer som sjukskriver sig, trots att de kanske bara har omkring 20 medarbetare?
– Givetvis, chefer är också våra medarbetare. Det är mycket som påverkar, psykisk ohälsa är en, det är ett annat samhälle med många olika faktorer som spelar roll, en del är oroliga för krig, oroliga för sina barns framtid, för klimatet eller för att misslyckas i jobbet. Det är viktigt att vi som arbetsgivare stöttar upp där vi kan, har åtgärdsplaner och ser till att se varje medarbetares individuella behov.
När vi är inne på chefer; varför är det så många underchefer, assistenter, intendenter och vice?
– Det är just “kontrollspannet” som styr. Varje chef kan inte ha fler medarbetare under sig än att det ska fungera. Vi vill att alla våra anställda ska ha rimliga arbetsvillkor.
Jag får en känsla av att det är en curling-generation som är ute i arbetslivet… eller har arbetslivet försämrats så till den grad? När jag gick i skolan var den två rektorer och två studierektorer i hela kommunen.
– Jo, det är stor skillnad nu. Det är helt andra krav, hela andra problem man brottas med... ja, ett helt annat samhälle. Det är inte specifikt för Vimmerby, det är så i hela samhället.
Möten och åter möten?
– Jo, men innehållet är också annorlunda. Exempelvis har vi tidigare pratat säkerhetsfrågor vid exempelvis extrema snöfall, brand eller stormar eller ev en kärnkraftsolycka. Nu är vi ålagda att planera för om krig bryter ut. Det är omfattande, både i tid och i antal människor som ska engageras. Vi har också välfärdsbrottslighet och gängkriminalitet som seglat upp som väldigt aktuella delar. Det som sker händer alltid i en kommun där människor lever och bor och vi behöver en robust organisation som inte bara fungerar i normaltillstånd utan även i extraordinära händelser. Det går helt enkelt inte att jämföra förr och nu, två helt olika samhällen.
Del 1 i serien kan du läsa här.
Del 3 publiceras imorgon och handlar om nämnderna som aldrig håller budget.
Fotnot: Micael Glennfalk är mångårig företagare i Vimmerby kommun och frilansande krönikör i vår tidning sedan flera år tillbaka. Han var moderat kommunalråd i Vimmerby mellan 2010-2015.